Selasa, 02 November 2010

PR Writing: Teknik Penulisan Humas

Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis (writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe panulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:

1. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).

2. Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.

Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya.

Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya.
Siaran Pers

Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.

Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa.




Pada umumnya siaran pers dikirimkan via pos, via fax, ataupun dikirimkan melalui surat elektronik kepada para editor dari semua surat kabar, majalah, stasiun-stasiun radio; televisi dan jaringannya. Terkadang siaran pers tunda dikirimkan dalam rangka undangan untuk menghadiri "Konferensi pers".

Pengelolaan siaran pers oleh media
Media saat menerima siaran pers dapat mengelolanya dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah:
  • Dipublikasikan sebagaimana adanya.
  • Ditulis ulang untuk disesuaikan dengan format berita.
  • Dipadatkan (apabila isinya terlalu bertele-tele)
  • Informasi dilacak lebih lanjut untuk kelengkapan berita.



TEKNIK DASAR PENULISAN PRESS RELEASE

      Menulis Press Release sama halnya menulis berita untuk media massa. Press release yang baik akan mendapatkan perhatian yang baik pula dari jurnalis. Sebaliknya, press release yang tidak terarah boleh jadi hanya masuk tong sampah redaksi.

      Beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menulis:

  • Fokus
Tulisan yang baik harus mempunyai gagasan utama, sehingga memudahkan untuk memilah berbagai bahan yang ada. Pilih bahan yang hanya ada hubungannya dengan gagasan utama sebagai fokus sentral. Tuangkan gagasan utama ke dalam satu kalimat. Kalimat yang baik tidak lebih dari 25 kata.
    Setelah mendapatkan fokus, pilihlah informasi yang akan mendukung gagasan dasar atau fokus itu.

  • Lead
    Lead atau nose  biasa disebut intro atau kepala berita atau teras berita, berupa kalimat atau paragraf pembuka yang mengajak pembaca agar mau melanjutkan bacaannya. Isinya satu atau beberapa fakta dasar: siapa, apa, bila, di mana, mengapa, bagaimana, lalu apa. Dasar ini biasa kita kenal dengan 5W+1H (who = siapa, what = apa, when = bila/kapan, where = di mana, why = mengapa, ditambah how = bagaimana, dan lalu apa (so what).

  • Tubuh Berita
      Berisi fakta atau kutipan yang mendukung lead, termasuk menyebutkan (attribution) sumber informasi.

  • Penutup (Ending)
            Umumnya berisi kutipan sumber utama yang menyimpulkan isu keseluruhan, penjelasan mengenai tindakan selanjutnya atau fakta tambahan.

  • Perbaikan Kemudian
            Ketika ide mengalir dalam menulis, maka biarkanlah. Jangan ragu soal tata bahasa, misalnya. Jika terbentur pada kalimat atau paragraf yang rasanya tidak benar, berilah tanda. Setelah selesai menulis, kembalilah dan perbaiki.

  • Gunakan Teknik Tanya Jawab
      Ketika sedang menulis, apakah suatu paragraf membangkitkan pertanyaan yang perlu dijawab pada paragraf selanjutnya? Antisipasi pertanyaan itu dengan jawaban.

  • Baca Kembali
       Sebaiknya setiap selesai menulis satu kalimat maka bacalah kembali secara seksama. Demikian pula dengan selesai menulis secara total dalam satu judul. Akan kelihatan bagian yang tidak cocok yang tidak tertangkap oleh mata, termasuk penggunaan tanda baca. Perbaikilah.
          
  • Periksa Akurasi
Baca ulang dan periksa nama, judul, tanda baca, dan kutipan-kutipan. Pastikan bahwa nama yang dihubungkan dengan kutipan itu benar. Periksa juga salah ketik dan ejaan.

  • Jangan lupa mencantumkan nama dan nomor kontak pada bagian akhir press release. Maksudnya, untuk memudahkan jurnalis menghubungi Humas manakalah masih ada data atau bahan berita yang kurang.
Surat Pembaca


Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.


Advertorial (adv)
Advertorial = advertising dan editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau pemberitaan tentang hal yang dipromosikan –produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas, atau program pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel. Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.


Jenis advertorial a.l. adv produk, adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan. Sifatnya bisa informatif, eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif.


Brosur


Brosur (Brochure) adalah selebaran cetakan satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan.


Jenis selebaran promosi sejenis brosur adalah booklet, yakni buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa juga terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebarannya sama dengan brosur, yakni dibagi-bagikan langsung kepada publik.


Sarana promosi mirip brosur adalah flyer, pamflet, leaflet, atau poser, yakni lembaran utuh tanpa lipatan/tidak terlipat. Pamflet (ukuran satu halaman kertas print), leaflet (ukuran kertas kecil), dan poster (”surat tempelan”, ukuran kertas besar) disebarkan dengan cara ditempel. Flyer biasanya digantung.


Ada juga yang disebut folder. Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.


Press Conference/Media Kit


Konferensi Pers (Press Conference) – undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan.


Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan –tujuan, jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb.—dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.


Naskah Pidato


Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada punya petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan.


Newsletter


Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.


In House Magazine


In House Magazine atau Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga. Mengelola In House Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.


Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) –penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) –penetapan susunan organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) –aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) –pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan.*



Labels : free wallpapers wall black weldingmachines

0 komentar:

Poskan Komentar