DEFINISI HUMAS

Berikut ini, beberapa definisi humas dari pihak-pihak yang terkait dengan kehumasan:

Diawali dengan definisi public relations yang dibebankan kepada Foundation for Public Relations Research and Education(1975) dalam Nova (2009: 31-32) , dimana sebanyak 65 pakar humas, menganalisa 472definisi humas yang berlainan, dan menyimpulkan definisi public relations sebagai berikut.

Public Relations is a distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communications,understanding, acceptance, and cooperation between and organization and its publics; involve the management of problems or issues; helps management to keep informed on and responsive of public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve the public interest; help management to abreast of and effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends, and uses research ands ound and ethical communication techniques as its principal tools.

Dari definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa, hubungan masyarakat merupakan salah satu fungsi manajemen yang menjadijembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya. Dengankata lain, publik berhak untuk dilayani, diterima, dan dijelaskan terkait jika ada krisis yang terkait dengan kepentingan publik, disisi lain publik akan membantu manajemen untuk memberi peringatan dini agar di masa mendatang, perusahaan dapat secara sigap mengantisipasi kemungkinan munculnya krisis.

• Menurut Jefkins (2003: 10), PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik yang sifatnya internal (ke dalam) maupun yang sifatnya eksternal (ke luar), antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yangberlandaskan pada saling pengertian.
• Menurut The Statement of Mexicodalam Ruslan (2008: 17), dimana praktik public relations adalah seni dan ilmu pengetahuan social yang dapat dipergunakan untuk menganalisa kecenderungan,memprediksi konsekuensi yang akan / telah diambil, menasehati parapemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencanamengenai kegiatan – kegiatan yang bertujuan melayani, baik untukkepentingan organisasi itu sendiri, ataupun kepentingan publik.
• Menurut John Marstondal am Nova (2009: 32), seorang profesor dibidang komunikasi, mendefinisikan public relations berdasarkan empatfungsi khusus, yaitu penelitian (research), tindakan (action), komunikasi(communication), dan evaluasi (evaluation) atau disebut R-A-C-E.
• Menurut Sheila Clough Crifasi dalam Nova (2009: 33), seorangprofesor public relations melengkapi formula R-A-C-E, denganmenambahkan pendekatan tujuan (objective), strategi (strategy), dan implementasi (implementation), diantara penelitian dan evaluasi. Yang artinya kunci praktik kegiatan PR haruslah memiliki tujuan yang jelas,bekerja berdasarkan strategi, dan mampu menerapkan rencana yangtelah ditentukan.
• Menurut Dr. Rex harlow dalam bukunya : A Model for Public Relations Educations for Professional Practices yang diterbitkan oleh International Public Relations Association (IPRA) 1978 dalam Ruslan (2008: 16), dimana Public Relations adalah fungsi managemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasipengertian, penerimaan, dan kerjasama; melibatkan manajemen dalammenghadapi persoalan / permasalahan, membantu manajemen untukmampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalammengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.
• Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom (Cutlip, Center & Broom) dalam Nova (2009: 35), dimana definisi Publik Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan (simbiosismutualisme) antara organisasi dan masyarakat, yang dijadikan sebagai sandaran tolak ukur keberhasilan atau kegagalannya.
•  Menurut Majelis Humas Dunia (World Assembly of Public Relations) dalam Morissan (2008: 8), mendefinisikan humas sebagai: Public relations is the art and social science of analyzing tends,predicting their consequences, counseling organization leaders andimplemeting planned programs of action which serve both oforganization’s and the public interest.

Dalam beberapa dekade belakangan (sampai saat ini), definisitentang public relations mulai memasukkan aspek komunikasi hubungandua arah (two way communications) untuk mencapai tujuan yang baik(goodwill). Sehingga jangan heran jika dalam mendefinisikan PR, akanditemui kata – kata seperti: timbal balik (reciprocal), saling (mutual), antara(between).

• Menurut Colin Coulson Thomas (2002) dalam buku Pedoman Praktis Untuk PR, Public relations adalah usaha yang dilakukan secara terus menerus dengan sengaja untuk membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan perusahaannya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relations dianggap sebagai sebuah proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar organisasi.
• Menurut Maria Assumpta (2002) dalam buku Dasar-dasar Public Relations: Teori dan Praktek, Public relations adalah interaksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan yang merupakan kelangsungan hidup organisasi secara tepat dan terus menerus.
• Menurut Cutlip, Center dan Broom dalam Effective Public Relations, Public Relationsmerupakan fungsi manajemen khusus yang saling mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antar organisasi dengan berbagai publiknya
• Menurut Harlow, Public Relations adalah fungsi manajemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik.

Labels : free wallpapers wall black weldingmachines

MEDIA RELATIONS

MEDIA RELATIONS

1. Hubungan media merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi PR dengan pihak publik.

2. Berfungsi menyampaikan pesan kepada publiknya juga untuk membangun & meningkatkan citra melalui berbagai jenis media.

3. Peranan hubungan media (media relations) dalam kehumasan adalah sebagai saluran (Channel) dalam penyampaian pesan dalam upaya peningkatan pengenalan (awareness), informasi dan pemberiataan dari pihak publikasi humas.

4. Karena fungsi pers / media adalah sebagai kekuatan pembentuk opini (power of opinion) yang sangat efektif.

5. Kerja sama dengan pers/ media akan menghasilkan frekuensi publisitas yang cukup tinggi. Dampak pemberitaan bersifat : efek keserempakan (stimultaneity effect), efek dramatisir, efek publisitas tinggi, waktu relatif singkat, pembentukan opini, khalayak yang sangat luas dalam waktu yang bersamaan.

MEMBINA HUBUNGAN MEDIA /PERS (MEDIA/PERS RELATIONS)

1. Adalah suatu kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berta semaksimal mungkin, sedangkan informasi yang disebarkan melalui PR adalah menciptakan pengenalan dan pengertian (Frank Jepkins, 1992)

2. Adalah suatu kegiatan khusus dari pihak PR untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan/institusi, produk dan hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers/media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif” (Rosadi Ruslan)

BENTUK HUBUNGAN MEDIA & PERS, MENURUT FRANK JEFKINS (1992)

1. KONTAK PRIBADI (personal contact)

pelaksanaan hubungan media tergantung pada apa & bagaimana kontak pribadi dg kedua belah pihak dalam menjalin hubungan informal.

2. PELAYANAN INFORMASI/BERITA (News Service)

pemberian informasi, publikasi & berita baik tertulis maupun cetak (press release, news letter,photo press), maupun terekam (video release, cassets recorder, slide film).

3. ANTISIPASI KEMUNGKINAN DARURAT (Contingency Plan)

antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dsb. Shg PRO harus siap melayaninya.

BENTUK KERJA SAMA DENGAN PERS

A. KONTAK FORMAL :

yaitu kegiatan, event-event (acara) tertentu yang sengaja dirancang oleh pihak humas. antara lain :

1. KONFERENSI PERS (Press Conference)

yaitu : pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yg bersifat resmi/sengaja diselenggarakan oleh pejabat humas yang bertindak sbg nara se\umber dalam upaya menjelaskan suatu rencana/ permasalahan ttt yg sedang dihadapi. biasanya jumpa pers ini ditutup dengan makan bersama.

2. WISATA PERS (Press Tour)

sejumlah wartawan yang sudah dikenal baik dg humas diajak wisata kunjungan kesuatu event khusus/ keluar kota bersama dg pejabat instansi untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu. Mis : pembukaan pabrik, kejadian/ peristiwa yang menimpa perusahaan tsb.

3. RESEPSI PERS (Press Reception) dan PRESS GATHERING

berupa jamuan pers/wartawan yang bersifat sosial, menghadiri acara resepsi / seremonial tertentu baik formal / informal. Ada juga melalui event-event olahraga bersama, kumpul bersama dalam acara ulang tahun perusahaan atau acara keagamaan misalnya buka bersama, tahun baru dl antara pihak humas,eksekutif dg pihak pers diluar tugas fungsionalnya masing-masing, namun terkadang humas dapat menyisipkan pemberian keterangan pers.

4. TAKLIMAT PERS (Press Breifing)

jumpat pers resmi yang diselenggarakan secara periodik. Biasanya pada awal/akhir bulan / tahun oleh humas / pimpinan lembaga. Pertemuan ini diadakan mirip diskusi/ berdialog, saling memberi masukan/ informasi cukup penting bagi kedua belah pihak. Dan pihak pers diberi kesempatan seluas-luasnya mengenai informasi yang kemudian diharapkan wartawa mempunyai pegetahuan lebih baik. Mislanya : tentang akan diterbitkannya UU/peraturan atau kebijakan baru.

B. KONTAK INFORMAL :

1. KETERANGAN PERS (Press Statement)

bisa dilakuakn kapan dan dimana saja tanpa adaundangan resmi, mungkin pemberitahuannya cukup melalui telpon.hal ini banyak dilakukan oleh para politisi, budayawan dsb untuk menjelaskan / memberikan argumentasi terntentu.

2. WAWANCARA PERS (Press Interview)

inisiatif biasanya dari pihak pers setelah melalui perjanjian / konfirmasi dengan hara sumber.

PRINSIP BERHUBUNGAN DENGAN PERS (GOOD PRES RELATIONSHIP)

1. Sikap terus terang,jujur terbuka, ramah, tegas, profesional.
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada media & tidak menutup saluran informasi khususnya saat menghadapi masalah.
3. Jangan terlalu membanjiri berbagai publisitas yang tidak jelas tujuannya.
4. Tidak meminta-minta/mengemis kepada pers agar beritanyanya dibuat.
5. Saling memahami fungsi, kewajiban dan tugas profesinya dan memegang kode etik profesi masing-masing.
6. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak secara individual & fungsional namun tetap menjaga jarak demi kerahasiaan lembaga.
7. Kenalilah siapa Pimred,Wapimred, Redpel, redaktur halaman, para reporter setiap bidang liputan. (& salalu meng-up date- daftar nama).
8. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan resmi/bertugas dilengkapi kartu PWI, kartu pers/nama.
9. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita, wawancara, tapa menujukkan ragu-ragu atau penuh kecurigaan.
10. Melayani dengan baik bila ada permintaan interview /wawancara dari pihak pers termasuk jika mendadak dg catatan segala sesuatunya dipersiapkan terlebih dahulu dg memilah informasi yg pantas untuk dipublikasikan.
11. Kirimkan kartu ucapan selamat, baik kepada individu maupun lembaga (penerbit) yang sdg ulang tahun, menghadapi lebaran, Tahun baru dsb. Sbg tanda penuh perhatian untuk membangun hubg Baik
12. Pemberian iklan goodwill, yaitu iklan secara insidentil diluar iklan promosi/komersil (mis : iklan layanan masyarakat) yang dikerjasamakan dengan media tsb. Atau kerja sama lainnya spt : penanggulangan bencana alam, pelestarian & kepedulian alam atau tema sosial lainnya untuk menari simpati berbagai pihak.
13. Membentuk proyek publikasi/promosi bersama dengan pihak media melalui coverage (ulasan berita) / penulisan artikel/featuris (advetorial) tentang suatu produk/jasa yg ingin dikampanyekan scr efektif melalui kerjasama antara Humas & pihak pers.

MEDIA PUBLIC RELATIONS

1. House journal (Internal : In house Journal; media internal yang berfungsi sebagai media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan, media pengetahuan – Eksternal : Eksternal House Journal, yang berfungsi sebagai media promosi dan pembangun citra).
2. Printed Material (berbentuk : brosur, leaflet, booklet, kopsurat, kartu ucapan selamat/suplemen, kalender)
3. Media Pertemuan (Event) ; media pertemuan langsung (face to face), misal : presentasi, diskusi panel, seminar, pameran.
4. Broadcating Media & Internet ; publikasi PR yang disiarkan melalui siaran TV/Radio, media elektronik, internet.
5. Media sarana Humas (misalnya penampilan identitas perusahaan /coporate identity yang merupakan simbol perusahaan, nama perusahaan, logo, warna standar perusahaan & kemasan produk, citra lobby kantor / font office lobby image, pakaian seragam /uniform, model huruf atau logo perusahaan yang menjadi pembeda dengan yang lainnya.
6. Media Personal (pertemuan langsung melalui pendekatan personal seperti lobi dan negosiasi untuk mencapai kata sepakat (win-win solutions).

HOUSE JOURNAL & PR WRITING, Frank Jefkins (1988), lima macam House Journal :

1. THE SALES BULLETIN : media komunikasi reguler antara manajer penjualan dg salesmen.
2. THE NEWSLETTER : siaran berita singkat tentang perusahaan/lembaga.
3. THE MAGAZINE : majalah yang berisi tulisan feature, artikel & gambar-gambar.
4. THE TABLOID NEWSPAPER : mirip surat kabar populer & berisikan berita-berita pkok, artikel populer pendek.
5. THE WALL NEWSPAPER : media komunikasi internal antara karyawan dengan perusahaan.

Bentuk house journal lain :

Media elektronik yang mulai berkembang tahun 1980-an biasanya melalui saluran media (electronic channel media) :

1. VIDEO CASSETS : rekaman video/film dokumentasi yang didistribusikan untuk dipasang di TV monitr di temapt strategis & mudah dilihat oleh khalayak. Misalnya tentang profil perusahaan maupun produk.
2. AUDIO CASSET TAPE : informasi/berita yang direkam menggunakan pita rekaman yang berisikan pidato, instruksi, pesan dan didistribusikan pada karyawan, pelanggan / relasibisnis. Dapat terlihat dalam MLM.
3. VIEWDATA HOUSE JOURNAL :

media surat kabar elektronik dg menggunakan saluran televisi/komputer, misal : internet, email dsb

PR WRITING, ANTARA LAIN :

Naskah / script, release (siaran), journal magazine (majalah internal), laporan (report), Annual Report (laporan keuangan tahunan), prospektus (Publikasi Prospek Usaha Komersial), Company profile & company product (profil perusahaan dan produk dalam bentuk majalah), advertorial (naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor), Corporate Profile and Editorial (pariwara dan suplemen sisipan, brosur, leaflet dan katalog)

Labels : free wallpapers wall black weldingmachines

press tour

Press Tour adalah :suatu kegiatan yang mengajak insan pers bersama-sama melakukan perjalanan wisata sambil menyampaikan informasi-informasi penting tentang perusahaan. 
Kegiatan Press Tour yang dilaksanakan oleh PR Perusahaan biasanya terbagi dalam kegiatan kegiatan kegiatan kerja berikut :
- Kegiatan rutin : Promosi rutin
- Peristiwa penting : 
- Peresmian Kantor Cabang
- Launching product
- Studi banding
Membawa tim wartawan ke luar daerah tentu bukanlah persoalan yang sederhana. Wartawan tersebut harus diurus dari a sd z dan diberikan kenyamanan selama perjalanan/peliputan. Sudah barang tentu konsekuensi yang paling terasa untuk kegiatan ini adalah besarnya biaya yang diperlukan. Namun perusahaan tetap saja memasukan kegiatan Press Tour sebagai salah satu agenda kerja yang strategis. Sudah barang tentu hal ini terkait dengan manfaat Press Tour bagi PR/Perusahaan. Manfaat tersebut diantaranya :
- Meningkatkan citra perusahaan
- Hubungan baik
- Pemberitaan gratis
- Menumbuhkan kepercayaan pers terhadap perusahaan
- Menjadi “kepanjangan” mata dan pikiran
Sebaliknya pihak Pers selalu menyambut baik ajalan Press Tourdariperusaan. J-Hal ini bukan semata-mata karena kunjungan/wisata gratis. Banyak manfaat yang diperoleh insan Pers dengan mengikuti Pers Tour. Manfaat tersebut adalah:Memancing kegairahan insan pers dalam menyampaikan informasi kepada publik
- Refreshing
- Hubungan baik
- Memahami kegiatan perusahaan
- Memperoleh informasi yang lengkap
Persiapan Pers Tour
Sebagaimana yang telah disampaikan kegiatan Press Tour memiliki konsekuensi ke biaya, pun juga ke wartawan yang harus meyediakan waktunya untuk meninggalkan bangku perkerjaan dengan berganti melakukan liputan perusahaan kita. Oleh karena itu, agar kegiatan Press Tour memberikan hasil maksimal kepada kedua belah pihak, perlu diperhatikan tip berikut :
- Tentukan Tema liputan ; biasanya disesuaikan dengan kegiatan
- Tentukan Tujuan
- Siapkan materi pendukung
- Tentukan peserta
- Tentukan waktu kunjungan
- Siapkan petugas pendamping dari PR
- Koordinasi dengan kantor daerah tujuan
- Siapkan transportasi, akomodasi dan konsumsi
- Siapkan media kit
- Tentukan anggaran

Labels : free wallpapers wall black weldingmachines

press release

Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu: 

1. Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional; 
2. Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri; 
3. Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham.
Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).
Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:



Di sini dijelaskan bahwa judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.
Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:
•Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
•Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal. 
•Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
•Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
•Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit. 
•Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
•Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
•Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
•Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
•Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
•Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.
•Selalu beri tanggal pada siaran pers.
•Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
•Buatlah siaran pers sesingkat mungkin. 
Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:
•Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press release.
•Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
•Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
•Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
•Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.
•Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.
•Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan. 
Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks, kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengiriman press release:
•Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
•Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
•Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
•Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
•Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum.

Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers:
•Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat.
•Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
•Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
•Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
•Hindari jumpa pers pada hari libur.
•Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
•Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya.
•Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.
•Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.
•Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
•Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
•Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar atau map tadi.
•Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
•Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
•Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.
•Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang akurat.
2.Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.
3.Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
4.Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
5.Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan pengetikan

Labels : free wallpapers wall black weldingmachines

PR Writing: Teknik Penulisan Humas

Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis (writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe panulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:

1. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).

2. Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.

Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya.

Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya.
Siaran Pers

Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.

Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa.

Pada umumnya siaran pers dikirimkan via pos, via fax, ataupun dikirimkan melalui surat elektronik kepada para editor dari semua surat kabar, majalah, stasiun-stasiun radio; televisi dan jaringannya. Terkadang siaran pers tunda dikirimkan dalam rangka undangan untuk menghadiri "Konferensi pers".

Pengelolaan siaran pers oleh media

Media saat menerima siaran pers dapat mengelolanya dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah:

• Dipublikasikan sebagaimana adanya.
• Ditulis ulang untuk disesuaikan dengan format berita.
• Dipadatkan (apabila isinya terlalu bertele-tele)
• Informasi dilacak lebih lanjut untuk kelengkapan berita.

TEKNIK DASAR PENULISAN PRESS RELEASE

      Menulis Press Release sama halnya menulis berita untuk media massa. Press release yang baik akan mendapatkan perhatian yang baik pula dari jurnalis. Sebaliknya, press release yang tidak terarah boleh jadi hanya masuk tong sampah redaksi.

      Beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menulis:

• Fokus

Tulisan yang baik harus mempunyai gagasan utama, sehingga memudahkan untuk memilah berbagai bahan yang ada. Pilih bahan yang hanya ada hubungannya dengan gagasan utama sebagai fokus sentral. Tuangkan gagasan utama ke dalam satu kalimat. Kalimat yang baik tidak lebih dari 25 kata.

    Setelah mendapatkan fokus, pilihlah informasi yang akan mendukung gagasan dasar atau fokus itu.

• Lead

    Lead atau nose  biasa disebut intro atau kepala berita atau teras berita, berupa kalimat atau paragraf pembuka yang mengajak pembaca agar mau melanjutkan bacaannya. Isinya satu atau beberapa fakta dasar: siapa, apa, bila, di mana, mengapa, bagaimana, lalu apa. Dasar ini biasa kita kenal dengan 5W+1H (who = siapa, what = apa, when = bila/kapan, where = di mana, why = mengapa, ditambah how = bagaimana, dan lalu apa (so what).

• Tubuh Berita

      Berisi fakta atau kutipan yang mendukung lead, termasuk menyebutkan (attribution) sumber informasi.

• Penutup (Ending)

            Umumnya berisi kutipan sumber utama yang menyimpulkan isu keseluruhan, penjelasan mengenai tindakan selanjutnya atau fakta tambahan.

• Perbaikan Kemudian

            Ketika ide mengalir dalam menulis, maka biarkanlah. Jangan ragu soal tata bahasa, misalnya. Jika terbentur pada kalimat atau paragraf yang rasanya tidak benar, berilah tanda. Setelah selesai menulis, kembalilah dan perbaiki.

• Gunakan Teknik Tanya Jawab

      Ketika sedang menulis, apakah suatu paragraf membangkitkan pertanyaan yang perlu dijawab pada paragraf selanjutnya? Antisipasi pertanyaan itu dengan jawaban.

• Baca Kembali

       Sebaiknya setiap selesai menulis satu kalimat maka bacalah kembali secara seksama. Demikian pula dengan selesai menulis secara total dalam satu judul. Akan kelihatan bagian yang tidak cocok yang tidak tertangkap oleh mata, termasuk penggunaan tanda baca. Perbaikilah.

          

• Periksa Akurasi

Baca ulang dan periksa nama, judul, tanda baca, dan kutipan-kutipan. Pastikan bahwa nama yang dihubungkan dengan kutipan itu benar. Periksa juga salah ketik dan ejaan.

• Jangan lupa mencantumkan nama dan nomor kontak pada bagian akhir press release. Maksudnya, untuk memudahkan jurnalis menghubungi Humas manakalah masih ada data atau bahan berita yang kurang.

Surat Pembaca


Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.


Advertorial (adv)
Advertorial = advertising dan editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau pemberitaan tentang hal yang dipromosikan –produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas, atau program pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel. Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.


Jenis advertorial a.l. adv produk, adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan. Sifatnya bisa informatif, eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif.


Brosur


Brosur (Brochure) adalah selebaran cetakan satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan.


Jenis selebaran promosi sejenis brosur adalah booklet, yakni buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa juga terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebarannya sama dengan brosur, yakni dibagi-bagikan langsung kepada publik.


Sarana promosi mirip brosur adalah flyer, pamflet, leaflet, atau poser, yakni lembaran utuh tanpa lipatan/tidak terlipat. Pamflet (ukuran satu halaman kertas print), leaflet (ukuran kertas kecil), dan poster (”surat tempelan”, ukuran kertas besar) disebarkan dengan cara ditempel. Flyer biasanya digantung.


Ada juga yang disebut folder. Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.


Press Conference/Media Kit


Konferensi Pers (Press Conference) – undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan.


Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan –tujuan, jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb.—dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.


Naskah Pidato


Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada punya petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan.


Newsletter


Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.


In House Magazine


In House Magazine atau Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga. Mengelola In House Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.


Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) –penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) –penetapan susunan organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) –aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) –pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan.*



Labels : free wallpapers wall black weldingmachines